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加拿大商务签证的申请人在提出申请时，需要有足够的商务理由，来证明他去加拿大访问是真实的，没有任何不良意图。签证官一般需要这类签证的申请人提供足够的证据，证明他去加拿大确实有商务的需要。因此，一封来自加拿大的邀请函，是最基本的文件。虽然邀请函并不是法律规定的必须的文件。如果没有邀请函，只要当事人能够提出足够的理由，也是可以获得签证的。在审批商务签证的过程中，签证官非常重视邀请信的真实性，包括：商务签证的邀请信的内容是否真实，邀请单位是否有正当的商业活动，邀请单位和被邀请人之间确实存在着某种现成的、或将要发展的或开发的商业关系。
加拿大商务签证颁发给赴加拿大从事短期商务活动的申请人，活动包括协商签订合同、参加展览或会议、短期培训或与供应商或客户洽谈业务等。申请人必须能证明其意图只是临时进入加拿大，目的仅为旅游和/或进行短期商务活动。申请人还必须证明有充足的资金支付在加拿大停留期间的费用，并证明其在祖国有牢固的社会、经济和其它方面的联系，以迫使其在加拿大短期、合法访问后如期返回。
另外邀请函必须包括真实的信息，包括：
一、邀请单位在邀请期间确实存着某种现实需求、或要发展商业关系
二、良好的工作背景：申请商务签证的时候，申请人本身工作及教育背景要很重要的因素。
三、设计完整详细商务考察计划。
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